Maart 2005

Om tot een herontwerp van processen te komen, moet bij mij echt een knop om. Niet alleen moet ik mij een heel nieuw idioom eigen maken, ook moet ik leren om niet de bestaande situatie als uitgangspunt te nemen. Als je dat wel doet, neem je namelijk het risico om te blijven hangen in het beschrijven van de huidige situatie om daar dan nog wat wijzigingen op aan te brengen. Dat is geen herontwerp.

Herontwerp is een rotwoord. Eigenlijk moet het 'her' er domweg af worden gekapt. Het is 'ontwerpen van processen'. Uitgaande van een ideaal. En dat dan in de werkelijkheid wringen als het ideaal onhaalbaar blijkt. Dat is de goede richting.

Enfin, dat vind ik geheel niet eenvoudig. Mijn referentiekader bevat nou eenmaal een staande organisatie en de processen die daarin verlopen.
Dat merk ik ook met de positie die ik inneem als ik een naam bedenk voor een processtap. Vrijwel altijd is de eerste naam die ik bedenk een naam die uit de hoek van de Dienstencentra zou komen, uit de hoek van de leverancier, mijn land van herkomst zeg maar.

Vandaag op het werk eens geoefend met het maken van een Event-driven Process Chain. Ik heb in hele grote stappen (de echte hoofdlijnen dus) het matlogproces van Defensie in kaart gebracht. Na een initiële worsteling met de operatoren van een juist vormgegeven EPC, breidde het proces zich vrij snel uit van het niveau 'Richten' waar ik mee was begonnen, tot het niveau 'Verrichten' waar het eindigde¹⁾.

Het kunnen spelen met de operatoren of elementen²⁾ van zo'n EPC bood me de kans om te oefenen met het model, met de manier van denken, èn het gaf me gelegenheid om het hoofdproces van mijn aandacht (de Inrichting van de Klant-Leverancierrelatie) eens te bestuderen in zijn ideaaltypische vorm.
Al zelflerend ontdekte ik dat je met zo'n EPC eigenlijk bij iedere 'function' dieper kan inzoomen. Steeds weer een verfijning aanbrengen in een proces tot je het vereiste detailniveau hebt bereikt. Dat is een heel gepuzzle, maar uitgaande van zo'n 'grote stappen, gauw thuis' verhaal als ik vandaag in elkaar heb geknutseld, kan je niet uit het oog verliezen in welk proces je bezig bent, waar de aansluiting zit in het grote geheel.

Dat is namelijk het grootste risico dat je loopt als procesontwerper: de aansluiting verliezen met het geheel. Buiten natuurlijk het verliezen van de aansluiting met de werkelijkheid als goede tweede .
Ik ben maar één van velen die zich bezig houden met het ontwerpen van nieuwe processen voor Defensie. Het is aan de integratiemanagers om één en ander aan elkaar geknoopt te krijgen en houden. Toch voelt het vreemd om een event uit het luchtledige aangereikt te krijgen als startpunt voor een EPC, en te eindigen bij een event dat in datzelfde mysterieuze luchtledige weer verdwijnt.

Anderzijds, het is nog zo nieuw allemaal voor me. Ik heb domweg het grote plaatje nog niet te pakken. Waarschijnlijk denk ik over enige weken er anders over, genuanceerder.
Om dat bredere plaatje te bouwen, heb ik het internet eens afgespeurd naar EPC. Er is een verbazingwekkend hoog aantal hits. Veel er van is gerelateerd aan SAP.
Ik heb een lijstje aan mezelf gemaild op mijn werk e-mailadres. Daarvan is EPML for Business Process Modeling een veelbelovende ingang tot meer informatie. Ook trof ik de ERP-pagina's van de US Navy. Dat kan een interessant bron zijn van informatie, omdat zij veel verder zijn dan wij. Een beetje neuzen in hun activiteiten en waarderingen kan nooit kwaad.